こんにちは！
オフィスソッカラ　スタッフのEFU（エフ）です。

 

電話の受け方やかけ方に関するマナーは社会人として必要なビジネスマナーのひとつです。
今回は電話に出る時のマナーを中心にお伝えしたいと思います！

 

●電話応対のマナー

 

・電話が鳴ったら3コール以内に出る

3コール以内に電話に出ないと相手は”待たされている”と感じてしまいます。
4コール以上鳴ってから出てしまったら、
「大変お待たせ致しました。」とお詫びの気持ちを伝えましょう。

 

・一言目に注意！「もしもし」はNG

ビジネスマナーとして「もしもし」はマナー違反です。
電話に出たら「はい、【会社名】です。」と明るい声で電話に出るのが良いでしょう。
初めての相手でも「いつもお世話になっております。」と伝えることも忘れてはいけません。

 

・相手の会社名と名前を確認・復唱・メモ

相手の会社名と名前はメモを取り聞き間違えをしていないか、
確認のため復唱をすることも忘れてはいけません。
また聞き取れなかった内容を曖昧にして話しをするのはよくありません。
「恐れ入ります。【曖昧な言葉】でお間違いないでしょうか。」と聞き返しましょう。

 

・相手に待ってもらう時は【保留】

電話を取り次ぐ時、書類や担当者の確認をする時などは【保留】を使います。
保留をする前に「少々お待ちいただけますでしょうか。」と気遣いの言葉を忘れてはいけません。
保留時間が長引きそうな時は、
「お時間がかかりそうなので、こちらから折り返しお電話します。」と伝えましょう。

 

・受話器は優しく置く

電話を受けた時は相手が電話を切るまで待ちましょう。
会話が終わり受話器を置く時“ガチャン”と切ると相手に不快感を与えます。
電話機のフックを静かに押して切るとフックを押すまで受話器を耳に当てておけるので、
不意に相手が何か話し始めても聞き逃す心配がありません。

 

●まとめ

今回お伝えしたマナーは相手を不快な気持ちにさせないように思いやりを持って行うマナーです。
正直、忘れてしまったからと言って大きなトラブルに繋がることはあまりないと思います。
しかし【会社の代表】として電話に出ていますから、
相手に悪い印象を与えてしまうと会社の印象が悪くなってしまいます。
逆に相手を思いやってした言動が良い印象として伝われば会社の印象も良くなるでしょう。
相手が不快な気持ちにならないように思いやりのある言動を心掛けながら電話応対しましょう。

 

今回もお読みいただきありがとうございます。
次回、「電話応対の言葉遣い」を紹介します！