こんにちは！
オフィスソッカラ　スタッフのEFU（エフ）です。

 

春到来！
4月から新入社員として社会人生活をスタートされる方も多いのではないでしょうか？
今回は、そんな新社会人の方にも知ってほしい、基本の『キ』！
電話応対の心構えをお伝えします。

 

電話に出るのって緊張するし、焦ると早口になりがちですよね。
でも、それって【準備不足】が原因のひとつではないでしょうか？
電話に出るための準備をきちんとしておけば、
いつ電話がかかってきても慌てる心配はいりません。
ただ、日々行う仕事は電話応対だけではないですよね。

 

例えば書類の作成中に電話が鳴り出ようとしたらデスクが様々なモノで散乱していて、
“メモ帳とペンがどこにあるかわからない！”という経験ありませんか？
“3コール以内に出なきゃいけないのに！どうしよう…！！”って焦りますよね。

そんなことにならないためにメモ帳とペンの置き場所を決めておくのはどうでしょうか。
モノの定位置を決めることは電話応対だけではなく、
仕事の効率も上がりますし、とても大事なことです。

右利きの人は、上の図のように電話はデスクの左側に置きましょう。
左手で受話器を取り、右手でメモを取るためです。
これは例ですので、パソコン画面や電話機の位置が動かせない場合は、
電話機の近くをメモ帳とペンの定位置にしましょう。

加えてもうひとつ、カレンダーを自分から見やすい位置に置いておくと、
相手から日付や曜日を聞かれたとき、カレンダーがあればすぐ伝えることができます。
また、約束の時間だけでもカレンダーに書き込んでおけば、
作業中いつでも目に入り内容を思い出すことができますね。

 

焦らず電話に出るための環境をつくるのも電話応対には必要な【心構え】ことだと思います。
日ごろ使っているデスクの上や引出しの中の【整理整頓】から始めてみてはいかがでしょうか。

今回もお読みいただきありがとうございます。
次回、「電話応対のマナー」を紹介します！